KVKK

6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU ("KVKK") KAPSAMINDA KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI HAKKINDA AYDINLATMA METNİ

Türkiye'de kurulu Şahin Kırtasiye ve Hırdavat Ticaret Limited Şirketi (bundan sonra "Şahin Kırtasiye" veya “Şirket” olarak anılacaktır) olarak; veri sorumlusu sıfatıyla, duruma göre aşağıda belirtilen şekillerde elde ettiğimiz kişisel verilerinizin,

  • Tesis edilen ticari ilişki kapsamında Şirket ile aranızda akdedilen sözleşmeler başta olmak üzere her neviden sözleşme dâhilinde,
  • Mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerimizi yerine getirebilmek maksadıyla hukuki ilişkimiz kapsamında alınan hizmete dair fatura/sevk irsaliyesi/makbuz ve benzeri resmi evrakların düzenlenmesi ve kanuni süreler zarfında ilgili resmi evrakları saklamak suretiyle,  
  • Şahin Kırtasiye nezdinde kullanılan şirket muhasebe ve benzeri programlar içerinde oluşturulan cari kimlik kartlarının oluşturulması ve saklanması, taraflar arasında gerçekleşen ticari işlemlerin programlara kaydedilmesi suretiyle,  
  • Siz müşterilerimize, gelişen teknoloji ile birlikte kurduğumuz sanal satış portalı üzerinden hizmet alabilmesiniz ve tarafımızca mal ve hizmet tedarik edilmesi maksatları ile toplamak suretiyle, 
  • Tarafımıza bildirdiğiniz veya bildirildiği şekliyle kişisel verilerin doğruluğunu ve en güncel halini koruyarak,
  • işlenmelerini gerektiren amaç çerçevesinde ve bu amaç ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde,
  • Mevzuatta öngörülen saklama süreleri dahilinde, 

kaydedileceğini, depolanacağını, muhafaza edileceğini, yeniden düzenleneceğini, kanunen bu kişisel verileri talep etmeye yetkili olan kurumlar ile paylaşılacağını ve KVKK'nın öngördüğü şartlarda, yurtiçi üçüncü kişilere aktarılabileceğini, devredilebileceğini, sınıflandırılabileceğini ve KVKK'da sayılan sair şekillerde işlenebileceğini bildiririz. 

İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİNİZ

Tarafımızca, şirketimiz nezdinde, yürütülen hukuki ve ticari ilişki kapsamında sözleşme akdedilmesi, mal alım satım işlemlerinin gerçekleştirilmesi ve ticari işlemler neticesinde kanuni yükümlülüğümüzü yerine getirmek maksadıyla fatura, sevk irsaliyesi ve makbuz gibi resmi evrakların düzenlenmesi ve satıma konu malların nakliyesinin sağlanabilmesi için kişisel verileriniz işlenebilmektedir. İş organizasyonu içerisindeki birimleri ziyaret etmeniz halinde veri sorumlusu Şirket’in, işyeri güvenliğinin sağlanması ve herhangi bir hukuka aykırı fiil veya eylemin gerçekleşmesi durumunda yetkili kurum ve kuruluşlara bilgi ve belge sağlama yükümlülüğünü yerine getirebilmek maksadıyla işyerinin içi ve dışında gerçek zamanlı görüntü kaydı alınmak suretiyle ve şirket telefonlarından iletişime geçmeniz halinde, müşteri memnuniyetinin attırılması ve taleplerinizin karşılanabilmesi için ses kaydı alınmak suretiyle kişisel veriler işlenebilmektedir. 

 

Veri sorumlusu şirket ile aranızda akdedilen ticari sözleme gereği yükümlülüklerinizi yerine getirebilmek maksadıyla fiziki kart olmaksızın pos cihazı üzerinden ödeme alınabilmesi veya diğer yollarla ödeme yapabilmeniz için kişisel verileriniz işlenebilmektedir. Bunun yanı sıra, tarafınızla Şirket arasında iletişimin sağlanabilmesi ve akabinde Şirket’in mevzuattan kaynaklı mali ve hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için bizzat tarafınızca sağlanan kişisel veriler kanuni süreler içerisinde saklanmakta ve işlenmektedir. Alternatif satış platformu olarak kurulan, sanal satış uygulamamız kapsamında kişiye özel hesaplarının oluşturulması ve söz konusu platform üzerinden gerçekleştirilen satış süreçleri kapsamında kişisel verileriniz işlenmektedir. 

 

Şahin Kırtasiye ile olan ticari ilişkinin devamının ve gerekli irtibatın sağlanabilmesi için temel kimlik ve iletişim bilgileriniz, ticari ilişkinin geliştirilmesi kapsamında düzenlenen kongre, konferans, satış etkinlikleri ve fuarları katılımınız ile konaklama ve ulaşım ihtiyaçlarının karşılanabilmesi için kişisel verileriniz işlenmektedir. 

 

Şirketimizin akdettiği hizmet alım sözleşmeleri gereğince hizmet alınan şahısların, şirketimizin ticari faaliyetleri kapsamında iş ve işlemlerini yürüttüğü gerçek kişiye ait ve bizzat bu gerçek kişiler tarafından şirketimize sağlanan kişisel veriler işlenmektedir. Örnek kabilinden olmak üzere işlemeye konu olabilecek veri kategorileri ve ilgili kategorilere tabii kişisel veriler aşağıdaki gibidir:

Kişisel Verisi

Ad, soyadı, T.C. kimlik numarası, medeni hali, doğum tarihi, kimlik kartı bilgileri, imza vs. 

İletişim Verisi

Telefon numarası, ikametgâh bilgileri, e-mail adresi vs.

Finansal Verisi 

Banka hesap bilgileri, IBAN No, kredi kartı bilgileri, çek ve kıymetli evrak bilgileri, vergi dairesi ve vergi numarası, kıymetli evrak sureti vs.

Görsel ve İşitsel Verisi

Kamera görüntüleri, ses kayıtları vs. 

Pazarlama Bilgisi                    

Alınan mal/ hizmetin cinsi, fiyatı vs. 

Bilgi İşlem Verisi

IP bilgisi, çerez bilgisi vs.

                                                                                                             

 

KİŞİSEL VERİLERİNİZİN TOPLANMA YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEBİ

 

Veri sorumlusu sıfatıyla Şahin Kırtasiye, tarafınız ile olan ilişkinin tesis edilmesi ve devamlılığının sağlanması kapsamında, KVKK başta olmak üzere kişisel verilerinizin güvenliği için gerekli idari ve teknik tedbirleri alımak suretiyle, ölçülülük ve dürüstlük ilkeleri gözetilerek toplanmakta ve işlenmektedir 

Veri sorumlusu olarak, sözleşmesel temelde hukuki yükümlülüğümüzü yerine getirebilmek ve Şirket’in meşru menfaati gereği işyeri güvenliğinin sağlanabilmesi, hukuka aykırı eylem, fiil gerçekleşmesi halinde yetkili kurum ve kuruşlara bilgi ve belge sağlanabilmesi için işyeri içinde gerçek zamanlı olarak kayıt altına alınmakta olup, bu kapsamda görüntü verileriniz, müşteri memnuniyetinin arttırılması ve taleplerinizin karşılanabilmesi gereğince veri sorumlusunun korunabilir meşru menfaati gereğince işlenmektedir.

Yürütülen ticari ilişki kapsamında akdedilen sözleşmeler gereğince (Ad-soyad, imza, sipariş geçmiş bilgisi vs.) kimlik ve pazarlama bilgileriniz ile ticari ilişki neticesinde gerek yasal makbuz (e-fatura/e-arşiv/fiş/makbuz vs.) düzenleme yükümlülüğümüzü yerine getirmek ve e-fatura uygulamasına geçmiş olmamız sebebiyle düzenlenen faturaların tarafınıza gönderilmesi gibi nedenlerle gerekse kanunda açıkça öngörülmesi sebepleriyle kimlik bilgileriniz (ad, soyadı, T.C. kimlik numarası vs), iletişim bilgileriniz (e-posta adresi, sevkiyat adresi, telefon numarası vs.), mevcut olması halinde vergi dairesi, vergi numarası ve hizmet (hizmet bilgileri, katılımcı bilgileri vs.) bilgilerinizi işliyoruz. Tahsis ve devam eden ticari ilişki kapsamında ödeme alınması sırasında (ad,soyad, imza, kredi kartı numarası, hesap/IBAN bilgileri) kimlik   ve finansal verileriniz sözleşmenin ifa edilmesi için gerekli olduğundan işlenmektedir. Ticari ilişki kapsamında satın alığınız ürünlerinin nakliyelerinin sağlanabilmesi için( ad, soyad, telefon, elektronik posta bilgisi, adres bilgisi) gerekli iletişim ve kimlik bilgileri satış sözleşmesinin ifası için gerekli olması ve kanunda açıkça öngörülmüş olması sebepleriyle işlenmektedir. 

Veri sorumlusunun hukuken korunabilir meşru menfaati gereğince, sanal satış platformu üzerinden toplanan, (kullanıcı adı, şifre, çerez, geçmiş sipariş bilgileri,) kimlik, bilgi işlem ve pazarlama verileri işlenmektedir. 

Kişisel verileriniz, hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek için bize iletilen hukuki belge ve tebligatlar vasıtasıyla toplanmakta ve yetkili kurum ile kuruluşlar tarafından talep edilmesi halinde ise ilgili kişisel verileriniz aktarılmaktadır. 

KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENME AMAÇLARI

Şirket tarafından kişisel verileriniz aşağıda belirtilen amaç ile meşru ve hukuki sebepler dolayısıyla ancak bunlarla sınırlı olmayan benzer amaç ve sebeplerle işlenebilir.

Aramızdaki ilişkinin tesisi ve ifası için gerekliliklerin yerine getirilmesi, özellikle;

  • Hizmet verilmesi kapsamında ödeme alınması ve resmi evrak (fatura, makbuz, sevk irsaliyesi vs.) düzenlenmesi, 
  • Şirket muhasebe programlarında cari hesap kartlarının oluşturulması, işlem yapılması, 
  • Ticari ilişki kapsamında irtibatın devam ettirilmesi, 
  • Düzenlenen kongre, konferans, satış etkinlikleri ve fuarlara katılım sağlayabilmeniz için konaklama ve ulaşımınızın sağlanması, 
  • Sanal platformlar üzerinden yapılan satış faaliyetleri sırasında, 
  • Yeni fiyat listeleri, Şahin Kırtasiye bünyesindeki haber ve kampanyalardan haberdar edilebilmeniz için, 

İlgili mevzuat kapsamında gereklilikleri yerine getirmek amacıyla özellikle;

  • Mevzuat, ilgili düzenleyici kurumlar ve diğer otoritelerce öngörülen bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme yükümlülüklerine uymak
  • Mahkeme kararlarının yerine getirilmesi,
  • Bağımsız denetim firmaları tarafından gerçekleştirilen denetim faaliyetleri kapsamında, 

İşyerinde güvenliğin sağlanması amacıyla özellikle;

  • Şahin Kırtasiye’nin meşru menfaatleri doğrultusunda işyeri güvenliğinin sağlanması maksatlarıyla kamera ile gerçek zamanlı görüntü kaydı alınması, 
  • Şahin Kırtasiye’nin meşru menfaatleri doğrultusunda müşteri memnuniyetinin arttırılabilmesi ve taleplerinizin karşılanabilmesi için ses kaydı alınması, 

suretiyle; kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta belirtilen veya işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre ve her halde ilgili kanunlarda öngörülen kanuni zamanaşımı süreleri kadar muhafaza edilecektir.

KİŞİSEL VERİLERİNİZİN YURT İÇİNDEKİ ÜÇÜNCÜ KİŞİLERLE PAYLAŞILMASI

Güvenliğiniz ve Şirketimizin yasalar karşısındaki yükümlülüklerini ifa etmesi amacıyla kişisel verileriniz, İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun, Türk Ticaret Kanunu, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Kimlik Bildirme Kanunu, Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun ve fakat bununla sınırlı olmamak üzere sair mevzuat hükümlerinin izin verdiği ve gerektirdiği ölçüde ilgili kurum veya kuruluşlar; Kişisel Verileri Koruma Kurumu, Maliye Bakanlığı, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı, Gelir İdaresi Başkanlığı, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu, Jandarma gibi yetkili kamu tüzel kişileri ile paylaşılabilir. Örneğin; talep edilmesi halinde gerekli denetimlerin sağlanabilmesi maksadıyla faturalar Maliye ile paylaşılmaktadır. Bununla birlikte Şahin Kırtasiye’nin de aralarında bulunduğu grup şirketler arasında KVKK’nın 5. Maddesinde yer verilen sebeplerin varlığı dâhilîde, veri paylaşımı yapılmaktadır. Ayrıca kişisel verilerinizi;

Şahin Kırtasiye ile aranızda hukuki işlemin sağlanması ve devamı kapsamında özellikle, 

  • Aramızda akdedilen hizmet sözleşmesinin gereğini yerine getirebilmek maksadıyla, satış sözleşmesinin konusu malların sevkiyatının sağlanabilmesi için kişisel verilerinizi kargo/kurye şirketleri paylaşabiliyoruz. 
  • Tarafımızca düzenlenen veya katılımcı olarak bulunduğumuz kongre, konferans, satış etkinlikleri ve fuarlarına siz müşterilerimizin de katılabilmesi için bilgileriniz ticari ilişki içerisinde olduğumuz şirketler, etkinliğe ev sahipliği yapan oteller ve ulaşım şirketleri ile paylaşılmaktadır. 

Hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek nedeniyle özellikle;

  • Savunma hakkımızı kullanabilmemiz için avukatlarımız ile mahkeme kararının icrası veya mahkeme ve ilgili kurumların delil talebi gibi hukuki taleplerini yerine getirme yükümlülüğümüz çerçevesinde ilgili kurumlar ile paylaşılabiliyoruz.

 

  • Savunma hakkımızı kullanabilmek ve her türlü iddiaya cevap verebilmek ve talep edilmesi halinde gerekli bilgi belgenin sağlanabilmesi maksadıyla kişisel verilerinizi, arabulucular, tüketici hakem heyetleri de dahil olmak üzere tüm adli makamlar ile paylaşabiliyoruz. 

 

Vergi yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla özellikle;

 

  • Mevzuat gereği defter tutma ve mali hesapların incelenmesi amacı ve yükümlülüğümüz çerçevesinde başta mali müşavirimiz, bağımsız denetim firmaları olmak üzere ilgili yetkili kurum ve kuruluşlar ile paylaşılabiliyoruz.

 

Şirketin idaresi, işin yürütülmesi, şirket politikalarının uygulanması amacıyla, özellikle;     

  • Ortaklaşa çalıştığımız şirketler ile (Otel, Transfer vs.) iç işleyişimizi sağlamak açısından söz konusu şirketlere kişisel verilerinizi aktarabiliyoruz.
  • Şirket veri saklama kapasitesini koruma amacıyla saklama süreleri boyunca saklanabilmesi için arşiv firmalarına aktarabiliyoruz.

Şahin Kırtasiye’nin iş organizasyonunun idaresi, faaliyetlerin devamı, ve politikalarının uygulanması amacıyla, iş sözleşmesinden doğan yükümlülüklerimizi yerine getirmek maksadıyla özellikle;

  • Mikro Kırtasiye ve Baysan Kırtasiye ile şirket topluluğu arasında KVKK 5. Maddedeki şartların dahilinde açık rıza olmaksızın veri aktarılabilmektedir.

HAKLARINIZ

KVKK'nın 11. maddesi gereği bize şahsen, kimliğinizi ispat etmeniz kaydıyla, kişisel verileriniz ile ilgili; 

  • Şirket'in hakkınızda kişisel veri işleyip işlemediğini öğrenmek, eğer işlemişse, buna ilişkin bilgi talep etmek,
  • Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığı öğrenmek,
  • Kişisel verilerin yurtiçi veya yurtdışına aktarılıp aktarılmadığı ve kimlere aktarıldığını öğrenmek,
  • Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlendiğinin tespit edilmesi halinde düzeltilmesini ve bu işlemlerin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini talep etmek, 

haklarına sahipsiniz.

Kişisel verilerinizin KVKK madde 7'de öngörülen şartlar çerçevesinde verilerinizin imha edilmesini (silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini) Şirketten talep edebilirsiniz. Aynı zamanda verilerin aktarıldığı veya aktarılabileceği 3. kişilerin söz konusu imha talebiniz ile ilgili bilgilendirilmesini talep edebilirsiniz. Ancak imha talebinizi değerlendirerek hangi yöntemin uygun olduğu somut olayın koşullarına göre tarafımızca değerlendirilecektir. Bu bağlamda seçtiğimiz imha yöntemini neden seçtiğimiz ile ilgili bizden her zaman bilgi talep edebilirsiniz.

Münhasıran bir otomatik sistem kullanılarak oluşturulmuş kişisel veri analizinizin sonuçlarına bu sonuçlar çıkarlarınıza aykırıysa itiraz edebilirsiniz.

Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep edebilirsiniz.

Başvurunuzda yer alan talepleriniz, talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak, işlemin Şirket için ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'de belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. 

Kişisel verilerinizin işlenmesi ile ilgili hususlarda başvurunuzu; Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’in 5. maddesi gereğince KVKK’nın 11 inci maddesinde belirtilen haklarınız kapsamında taleplerini, yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, ya da ilgili kişi tarafından veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla veri sorumlusuna iletir. Şahin Kırtasiye tarafından talebinizin mahiyetine ve başvuru yönteminize göre, işverenlik tarafından başvurunun size ait olup olmadığının belirlenmesi ve böylece haklarınızı koruyabilmek amacıyla ek doğrulamalar (kayıtlı telefonunuza mesaj gönderilmesi, aranmanız gibi) istenebilir. Örneğin Şahin Kırtasiye’de kayıtlı olan e-posta adresiniz aracılığıyla başvuru yapmanız halinde Şirkette kayıtlı başka bir iletişim yöntemini kullanarak size ulaşabilir ve başvurunun size ait olup olmadığının teyidini isteyebiliriz.

KİŞİSEL VERİLERİNİZİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİM HALE GETİRİLMESİ

 

Şahin Kırtasiye, nezdinde tuttuğu kişisel verileri şirketin hazırlamış olduğu ve yürürlükte olan Saklanma ve İmha Politikası gerekliliklerini dikkate alarak, periyodik olarak gözden geçirerek ve kişisel verilerin saklanması için belirtilen kanuni sürenin geçmesi akabinde gerçekleştirilen ilk periyodik imha süreci sırasında Şahin Kırtasiye nezdinde tutulan kişisel verilerinizin tamamı fiziksel ve elektronik ortamlardan geri dönülemez şekilde imha ederek faaliyetlerine devam eder.